Cách tiếp cận tốt nhất để duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc

Như các nghiên cứu đã chỉ ra, vì chứng rối loạn, một người mất khoảng một giờ thời gian mỗi ngày - bạn hẳn đã nghe câu chuyện kinh dị đầy động lực này hơn một lần. Không đề cập đến thực tế là sự hỗn loạn chỉ làm bạn lo lắng: mọi thứ dường như trong tầm tay, nhưng bạn liên tục phải tìm kiếm thứ gì đó. Giữ cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ là rất quan trọng, nhưng không đơn giản như nó có vẻ. Nhiệm vụ có vẻ đơn giản, nhưng nhiệm vụ đã thất bại ngay cả bởi các công ty lớn có quản lý bị ám ảnh bởi trật tự và sẵn sàng đầu tư rất nhiều tiền vào nó.

Mục tiêu

Trước khi bạn bắt đầu thuần hóa sự hỗn loạn mà bạn tạo ra, hãy trả lời câu hỏi đơn giản của bạn: tại sao? Bạn muốn đạt được kết quả gì?

Ý nghĩ được Marie Kondo đưa ra một cách hoàn hảo: "Mục đích của việc làm sạch là trở lại trạng thái bình tĩnh tự nhiên".

Chúng tôi mang đến sự thuần khiết không phải vì sự thuần khiết, mà vì sự hài hòa bên trong. Tại nơi làm việc, một người nên bình tĩnh và thoải mái. Điều gì là cần thiết cho việc này?

• Không gian thông tin sạch sẽ.

Nhân viên văn phòng thường làm việc với thông tin. Luồng thông tin càng lớn và đa dạng, càng khó để một người hoàn thành nhiệm vụ được giao. Do đó, để tất cả các tài liệu làm việc trong tầm nhìn hoặc treo màn hình với nhiều nhãn dán có lời nhắc là một chiến thuật không thành công. Điều tương tự cũng áp dụng cho các thông báo bật lên từ tin nhắn tức thời hoặc email.

• Sự vắng mặt của những thứ cản trở sự tập trung hoặc hạn chế di chuyển.

Thứ nhất, để làm việc bạn cần một lĩnh vực làm việc miễn phí. Nếu, để ký một tài liệu định dạng A4, bạn phải ép thành một cục và đẩy các vật thể gây nhiễu bằng khuỷu tay, thì nơi làm việc của bạn đòi hỏi phải tổ chức lại.

Thứ hai, cá nhân không nên can thiệp vào công nhân. Khung có ảnh gia đình và quà lưu niệm mang theo từ kỳ nghỉ không cho phép bạn tập trung hoàn toàn - đây là một thực tế. Ngay cả khi chúng ta không nhận thấy điều này, bộ não vẫn chụp được hình ảnh và dành tài nguyên cho quá trình xử lý của chúng, bởi vì gia đình và giải trí là những khái niệm từ danh mục Quan trọng của Hồi.

Bắt đầu từ đâu?

Nếu bạn chỉ đơn giản sắp xếp lại các đối tượng trên máy tính để bàn của bạn, cố gắng nhóm chúng một cách hiệu quả, bạn chắc chắn sẽ mất giờ khét tiếng đó. Bạn cần hành động khác đi.

Nhiệm vụ là hoàn toàn miễn phí và làm sạch nơi làm việc. Mục tiêu của bạn:

• độ tinh khiết của các mặt hàng;
• vệ sinh thị giác;
• độ tinh khiết của lĩnh vực thông tin.

Điều này có nghĩa là trước tiên bạn cần loại bỏ mọi thứ khỏi bàn và khỏi đầu giường. Đặt đồ trong một hộp lớn, trên ghế, bàn bên cạnh.

Bây giờ lấy một miếng vải ẩm hoặc khăn lau đặc biệt và cẩn thận lau màn hình, bàn phím, chuột, mặt bàn, bàn cạnh giường (trong và ngoài).

Đừng quên đặt giỏ rác bên cạnh - mọi thứ không cần thiết chắc chắn sẽ bay vào đó ở giai đoạn chuẩn bị.

Đặt mọi thứ bạn cần vào nơi

Trước hết, chúng tôi trả lại màn hình, bàn phím và chuột vào bàn. Sắp xếp chúng sao cho màn hình phải ở khoảng cách 45-50 cm so với mắt và các thiết bị đầu vào sẽ không khiến bạn gù.

Và bây giờ là lúc dừng lại và suy nghĩ. Bạn cần gì nữa cho công việc?

• Văn phòng phẩm. Nếu bạn có 10 bút bi, hãy để lại một. Một vài cây bút chì và một cái mài? Làm sắc nét một cây bút chì và đặt dụng cụ mài vào ngăn kéo của đầu giường. Tẩy? Nếu bạn cần nó, thì vị trí của nó là bên cạnh bút chì. Trong một từ, để lại trên bàn tất cả các văn phòng phẩm mà bạn sử dụng hàng ngày, nhưng trong một bản sao. Nó có thể là kéo, chất lỏng hiệu chỉnh, đánh dấu màu, kẹp giấy.Đặt chúng trong một cái ly hoặc người tổ chức, và phần còn lại trong hộp hoặc hộp bút chì. Chúng tôi sẽ đối phó với các mặt hàng dư thừa sau này.
• Công cụ Các thiết bị chiếm nhiều không gian không nên được lưu trữ trên bàn. Nhiều khả năng, bạn không sử dụng máy đục lỗ và niêm phong mỗi giờ - chúng có thể được giữ trong đầu giường. Nhưng cái dập ghim nhỏ không làm tổn thương - chúng tôi để nó trong trình tổ chức máy tính để bàn. Vị trí cho máy tính được xác định có tính đến bản chất của lao động: nếu nó được sử dụng liên tục, thì nó đáng để giữ nó trên máy tính để bàn.
• Điện thoại Tất nhiên, các phương tiện truyền thông nên ở gần đây. Nếu điện thoại đứng yên, hãy đặt điện thoại để khi nhấc máy, cáp không chạm vào các vật khác.
• Nhật ký, tàu lượn. Một tạp chí có kế hoạch làm việc thường được đặt ở góc bên trái của bàn - ở đó nó sẽ không can thiệp, nhưng nó sẽ luôn ở trong tầm tay.
• Cái đèn. Nếu bạn cần một chiếc đèn bàn, thì hãy sắp xếp nó theo đặc điểm của bạn (đối với người thuận tay phải - bên trái, đối với người thuận tay trái - bên phải). Đừng bám vào nó với những đồ vật dư thừa!

Sau đó, vẫn còn để đối phó với việc lưu trữ các tài liệu làm việc - và đặt mọi thứ theo thứ tự trên bàn có thể được coi là hoàn thành.

Sắp xếp lại bàn cạnh giường ngủ

Trong một chiếc bàn đầu giường văn phòng thường có ba ngăn kéo. Mỗi trong số chúng nên được sử dụng để lưu trữ một danh mục nhất định của các mặt hàng.

Ngăn kéo trên cùng là những gì chúng ta sử dụng thường xuyên hơn một lần một tuần. Nó có thể là:

• in ấn
• lỗ thủng
• kéo
• mài
• dán
• khăn ăn cho thiết bị văn phòng,
• kẹp giấy.

Hộp giữa - vật liệu dự phòng và những thứ hiếm khi được sử dụng:

• văn phòng mới "trong dự trữ" - sổ ghi chép, nhãn dán, giấy, v.v.;
• bút dự phòng, bút chì và bút đánh dấu mà bạn đã lấy ra khỏi bàn.

Quản lý ngăn kéo thứ hai, bạn sẽ phải đối phó với những vật phẩm không tìm thấy chỗ trên bàn ở bước trước:

1. Tất cả những cây bút và bút đánh dấu khô, những mẩu bút chì, bút chì, giấy viết nguệch ngoạc và những cục tẩy bẩn đều bị vứt đi không thương tiếc - chúng chắc chắn sẽ không còn hữu ích.
2. Đặt văn phòng có thể sử dụng vào hộp bút chì hoặc hộp nhỏ (điều này rất quan trọng!) Và gửi nó vào hộp giữa.

Ngăn kéo dưới cùng là riêng tư:

• khăn giấy;
• khăn ướt;
• trà, cà phê, đường;
• một cốc;
• thuốc men;
• mỹ phẩm.

Một cơn bão phẫn nộ có thể nổ ra trên cốc: rất ít người sẵn sàng chịu đựng sự vắng mặt của nó trên bàn. Chà, nếu nó không làm phiền bạn, hãy để nó trong tay, nhưng đừng quên giữ nó sạch sẽ.

Giấy phân tích

Dọn dẹp giấy tờ là một chủ đề trơn, bởi vì nó khó đưa ra lời khuyên chung ở đây. Tất cả phụ thuộc vào cách sắp xếp công việc của bạn.

Điều chính cần nhớ khi phân tích bài viết: mục tiêu của bạn là hợp lý hóa quy trình công việc.

Ba lời khuyên chính sẽ phù hợp với hầu hết mọi người:

• Mua một nhà tổ chức để phù hợp với nhu cầu của bạn. Tài liệu trong mọi trường hợp cần phải được chia thành các nhóm. Ví dụ, yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, không khẩn cấp, báo cáo, lưu trữ và những thứ cần được gửi đi đâu đó.
• Lưu trữ tài liệu theo chiều dọc, không trong ngăn xếp. Tốt nhất là sử dụng các thư mục nhiều màu và đặt chúng trong một công cụ tổ chức với các phần thẳng đứng để có thể nhìn thấy các gốc rễ.
• Sắp xếp một vùng đệm vùng bầu dục. Khi tổ chức bất cứ điều gì, nó rất khó thực hiện nếu không có thư mục Khác. Nhận cho mình một hộp, giỏ hoặc hộp nơi tất cả các giấy tờ hoặc đồ vật mà bạn không tìm ra sẽ rơi xuống. Và đưa ra một quy tắc: tháo rời hộp này một lần một ngày hoặc một lần một tuần.

Máy tính hoàn toàn mới

Đừng quên rằng bạn có một máy tính để bàn khác - trên màn hình điều khiển.

• Tạo một số thư mục và phân phối tài liệu điện tử theo cùng một cách như giấy. Đừng quên tạo một thư mục đệm bộ đệm.
• Xóa các phím tắt khỏi các chương trình mà bạn không sử dụng trên máy tính để bàn.
• Nếu một bức ảnh cá nhân được sử dụng làm hình nền, bạn đã biết rằng đây là một ý tưởng tồi. Chọn một cái gì đó trung tính, không có màu sắc tươi sáng, độ tương phản mạnh và hỗn hợp các hình dạng.
• Đóng các tab không cần thiết trong trình duyệt.

Đừng làm quá

Đã lao vào quá trình sắp xếp mọi thứ theo trật tự, đừng quên rằng cách tiếp cận cuồng tín trong vấn đề này chưa bao giờ tự biện minh.Các công ty trong đó ban quản lý giám sát chặt chẽ sự sạch sẽ của các công việc và vô số các vật dụng cá nhân trên bàn tại các nhân viên không cho thấy kết quả ấn tượng. Ngược lại, với việc giới thiệu các đơn đặt hàng như vậy, năng suất của nhân viên văn phòng giảm khoảng 15%.

Các nhà tâm lý học khuyên bạn nên tìm một vị trí trong không gian làm việc cho các đối tượng sẽ hành động theo cách bình định. Nó có thể là một cái cây trong một cái chậu nhỏ, một cái bàn với một dòng chữ đầy động lực, một số bức tượng không quá bão hòa với các chi tiết, hoặc một chiếc gối mềm trên ghế văn phòng. Điều chính là chọn một thứ sẽ không thu hút sự chú ý của bạn.

Để mớ hỗn độn không trở về.

Bí quyết chính để đối mặt với sự hỗn loạn tại nơi làm việc là vứt bỏ sự dư thừa và không phát triển quá mức với cái mới. Đôi khi chúng ta đánh giá thấp tỷ lệ khổng lồ của các nguồn cảm xúc đi vào sự gắn bó với những thứ vô dụng.

Một nghiên cứu thú vị đã được thực hiện tại một trường đại học Hoa Kỳ. Trong một nhóm người, mọi người được trao một chiếc cốc và yêu cầu một lúc để cầm nó trong tay. Sau đó, họ tuyên bố rằng những chiếc cốc sẽ trở thành rất nhiều cuộc đấu giá, trong đó các đối tượng sẽ tham gia. Thí nghiệm cho thấy: một người cầm cốc trên tay càng lâu, số tiền anh ta sẵn sàng trả cho nó càng lớn. Và điều này mặc dù trước đó anh không cần một cốc.

Giữ trật tự phải là một quá trình có ý thức. Phân tích những gì bạn nhìn thấy trước mặt và lấy đi những thứ tạo ra sự hỗn loạn. Rời khỏi văn phòng vào cuối ngày, hãy nhìn quanh bàn và tự hỏi mình câu hỏi: điều nào trong số này sẽ ngăn tôi tập trung vào ngày mai?