Cea mai bună abordare pentru menținerea curățeniei la locul de muncă

După cum au arătat studiile, din cauza tulburării, o persoană pierde aproximativ o oră din timpul său în fiecare zi - trebuie să fi auzit această poveste de groază motivantă de mai multe ori. Ca să nu mai vorbim de faptul că haosul te pune doar pe nervi: totul pare să fie la îndemână, dar trebuie să cauți în mod constant ceva. Menținerea curatului la locul de muncă este cu adevărat importantă, dar nu atât de simplu pe cât pare. Sarcina pare a fi una simplă, dar chiar și companiile mari al căror management este obsedat de comandă și este gata să investească mulți bani au eșuat misiunea.

goluri

Înainte de a începe îmblânzirea haosului pe care l-ați creat, răspundeți la întrebarea dvs. simplă: de ce? Ce doriți să obțineți ca rezultat?

Gândul a fost perfect formulat de Marie Kondo: „Scopul curățării este revenirea la o stare naturală de calm”.

Aducem puritatea nu de dragul purității, ci de dragul armoniei interioare. La locul de muncă, o persoană ar trebui să fie calmă și confortabilă. Ce este necesar pentru asta?

• Curat spatiu de informare.

Personalul biroului lucrează de obicei cu informații. Cu cât fluxul de informații este mai mare și mai divers, cu atât este mai dificil pentru o persoană să îndeplinească sarcina care i-a fost atribuită. Prin urmare, lăsarea tuturor documentelor de lucru la vedere sau agățarea monitorului cu multe autocolante cu memento este o tactică nereușită. Același lucru este valabil și pentru notificările pop-up de la mesageri instant sau e-mail.

• Lipsa lucrurilor care interferează cu focalizarea sau restricționarea mișcării.

În primul rând, pentru a lucra, ai nevoie de un câmp de lucru gratuit. Dacă, pentru a semna un document în format A4, trebuie să stoarceți într-o forfotă și să împingeți obiectele interferențe cu cotul, atunci locul de muncă necesită reorganizare.

În al doilea rând, personalul nu trebuie să interfereze cu lucrătorul. Cadrele cu fotografii de familie și suveniruri aduse din vacanță nu vă permit să vă concentrați pe deplin - acesta este un fapt. Chiar dacă nu observăm acest lucru, creierul captează în continuare imagini și cheltuie resurse pentru procesarea lor, deoarece familia și timpul liber sunt concepte din categoria „Important”.

De unde să înceapă?

Dacă pur și simplu rearanjați obiectele de pe desktop, încercați să le grupați eficient, veți pierde cu siguranță acea notorie. Trebuie să acționați altfel.

Sarcina este să eliberați complet și să curățați locul de muncă. Obiectivele tale:

• puritatea articolelor;
• curățenie vizuală;
• puritatea câmpului informațional.

Aceasta înseamnă că mai întâi trebuie să eliminați totul de pe masă și de pe noptiera. Pune lucrurile într-o cutie mare, pe un scaun, lângă masa.

Acum luați o cârpă umedă sau șervețele speciale și ștergeți cu atenție monitorul, tastatura, mouse-ul, blatul, noptiera (în interior și în exterior).

Nu uitați să puneți coșul de gunoi lângă el - tot ceea ce este inutil va zbura cu siguranță în el în faza pregătitoare.

Pune tot ce ai nevoie în locuri

În primul rând, revenim monitorul, tastatura și mouse-ul la masă. Aranjați-le astfel încât ecranul să se afle la o distanță de 45-50 cm față de ochi, iar dispozitivele de intrare nu ar trebui să vă facă să vă jucați.

Și acum este timpul să ne oprim și să ne gândim. Ce mai aveți nevoie pentru muncă?

• Biroul. Dacă aveți 10 pixuri, lăsați unul. Câteva creioane și un ascuțitor? Ascutiti un creion si introduceti ascutitorul in sertarul noptierei. Eraser? Dacă aveți nevoie, atunci locul său este lângă creion. Într-un cuvânt, lăsați pe masă toate articolele de papetărie pe care le utilizați în fiecare zi, dar într-un singur exemplar. Poate fi foarfece, fluid de corecție, markere de culoare, agrafe de hârtie.Puneți-le într-un pahar sau organizator, iar restul într-o cutie sau cutie creion. Ne vom ocupa mai târziu de excesul de articole.
• Instrumente. Dispozitivele care ocupă mult spațiu nu trebuie stocate pe o masă. Cel mai probabil, nu folosiți un perforator și sigilii în fiecare oră - pot fi păstrate într-o noptieră. Dar capsatorul mic nu face rău - îl lăsăm în organizatorul desktop. Locul calculatorului este determinat ținând cont de natura muncii: dacă este utilizat constant, atunci merită să îl păstrați pe desktop.
• Telefon. Desigur, mijloacele de comunicare ar trebui să fie în apropiere. Dacă telefonul este staționat, setați-l astfel încât la ridicarea receptorului, cablul să nu atingă alte obiecte.
• Jurnal, planor. O revistă cu un plan de lucru este de obicei pusă în colțul stâng al mesei - acolo nu va interfera, dar va fi întotdeauna la îndemână.
• Lampa. Dacă aveți nevoie de o lampă de masă, aranjați-o în funcție de caracteristicile dvs. (pentru persoanele drepte - pe stânga, pentru stângașii - pe dreapta). Nu vă agățați de obiecte în exces!

După aceea, rămâne să ne ocupăm de depozitarea materialelor de lucru - și punerea lucrurilor în ordine pe masă poate fi considerată finalizată.

Noptiere pentru reorganizare

Într-o noptieră de birou există de obicei trei sertare. Fiecare dintre ele trebuie utilizat pentru a stoca o anumită categorie de articole.

Sertarul de sus este ceea ce folosim mai des decât o dată pe săptămână. Poate fi:

• Print,
• poanson
• foarfece,
• ascuțitoare
• autocolante,
• Servetele pentru echipament de birou,
• agrafe de hârtie.

Cutie de mijloc - materiale de rezervă și ceea ce este rar utilizat:

• nou birou „în rezervă” - caiete, autocolante, hârtie, etc .;
• stilouri, creioane și markere de rezervă pe care le-ați eliminat de pe masă.

Găsiți al doilea sertar, va trebui să vă ocupați de acele articole care nu au găsit spațiu pe masă în pasul precedent:

1. Toate stilourile și markerele uscate, „bucățile” de creioane, hârtiile zgâriate și ștergătoarele murdare sunt aruncate fără milă - cu siguranță nu vor mai fi utile.
2. Puneți biroul utilizabil într-o cutie de creion sau o cutie mică (acest lucru este important!) Și trimiteți-l în caseta din mijloc.

Sertarul de jos este privat:

• eșarfe de hârtie;
• șervețele umede;
• ceai, cafea, zahăr;
• o cană;
• medicamente;
• cosmetice.

O furtună de indignare poate izbucni peste cană: puțini oameni sunt pregătiți să-și pună absența pe masă. Ei bine, dacă nu vă deranjează, lăsați-o la îndemână, dar nu uitați să o păstrați curată.

Parsing paper

Curățarea hârtiilor este un subiect alunecos, deoarece este greu să oferi sfaturi generale aici. Totul depinde de modul în care este aranjată munca ta.

Principalul lucru de reținut când analizați hârtiile: obiectivul dvs. este de a eficientiza fluxurile de lucru.

Trei sfaturi principale care se vor potrivi aproape tuturor:

• Cumpără un organizator care să se potrivească nevoilor tale. În orice caz, documentele trebuie împărțite în grupuri. De exemplu, necesitând atenție imediată, non-urgentă, raportare, arhivare și cele care trebuie trimise undeva.
• Stocați documentele pe verticală, nu în stive. Cel mai bine este să folosiți foldere multicolore și să le așezați într-un organizator cu secțiuni verticale, astfel încât „rădăcinile” să fie vizibile.
• Aranjați o „zonă tampon”. Când organizați ceva, este dificil să faceți fără folderul Diverse. Obțineți-vă o cutie, un coș sau o cutie în care vor cădea toate hârtiile sau obiectele pe care nu v-ați dat seama. Și faceți o regulă: dezasamblați această cutie o dată pe zi sau o dată pe săptămână.

Calculator nou

Nu uitați că aveți un alt desktop - pe ecranul monitorului.

• Creați mai multe foldere și distribuiți documentele electronice în același mod cu hârtia. Nu uitați să faceți un folder „tampon”.
• Eliminați scurtăturile din programele pe care nu le utilizați de pe desktop.
• Dacă o fotografie personală este folosită ca tapet, știți deja că aceasta este o idee proastă. Alegeți ceva neutru, fără culori luminoase, contrast puternic și un amestec de forme.
• Închideți filele inutile în browser.

Nu exagera

După ce te-ai cufundat în procesul de a pune lucrurile în ordine, nu uita că abordarea fanatică în această problemă nu s-a justificat niciodată.Companiile în care conducerea monitorizează cu strictețe curățenia „sterilă” a locurilor de muncă și absența obiectelor personale pe mese la angajați nu arată rezultate impresionante. Dimpotrivă, odată cu introducerea unor astfel de comenzi, productivitatea lucrătorilor de birou scade cu aproximativ 15%.

Psihologii recomandă găsirea unui loc în spațiul de lucru pentru obiecte care vor acționa într-un mod liniștitor. Poate fi o plantă într-un vas mic, o farfurie de masă cu o inscripție motivantă, o figurină care nu este suprasaturată cu detalii sau o pernă moale pe un scaun de birou. Principalul lucru este să alegeți un lucru care să nu vă atragă atenția.

La mizerie nu s-a întors

Principalul secret pentru confruntarea haosului la locul de muncă este aruncarea excesului și nu supraaglomerarea cu noile. Uneori subestimăm procentul enorm de resurse emoționale care se atașează de lucrurile inutile.

Un studiu interesant a fost realizat la o universitate din SUA. Într-un grup de oameni, tuturor li s-a înmânat o ceașcă și i-au cerut un timp să o țină în mâini. Apoi au anunțat că cupele vor deveni multe licitații, la care vor participa subiecții. Experimentul a arătat: cu cât o persoană ținea o ceașcă în mâini, cu atât este mai mare suma pe care era gata să o plătească. Și asta în ciuda faptului că înainte de asta nu avea nevoie de o ceașcă.

Păstrarea ordinii trebuie să fie un proces conștient. Analizați ceea ce vedeți în fața voastră și îndepărtați lucrurile care creează haos. Părăsind biroul la sfârșitul zilei, aruncați o privire în jurul mesei și puneți-vă întrebarea: care dintre acestea mă va împiedica să mă concentrez mâine?