El mejor enfoque para mantener la limpieza en el lugar de trabajo.

Como han demostrado los estudios, debido al trastorno, una persona pierde aproximadamente una hora de su tiempo todos los días; debe haber escuchado esta motivadora historia de terror más de una vez. Sin mencionar el hecho de que el caos simplemente te pone nervioso: todo parece estar a la mano, pero constantemente tienes que buscar algo. Mantener limpio su lugar de trabajo es realmente importante, pero no tan simple como parece. La tarea parece ser simple, pero la misión fue fallida incluso por grandes compañías cuya administración está obsesionada con el orden y está lista para invertir mucho dinero en él.

Objetivos

Antes de comenzar la domesticación del caos que creó, responda su simple pregunta: ¿por qué? ¿Qué quieres lograr como resultado?

El pensamiento fue perfectamente formulado por Marie Kondo: "El propósito de la limpieza es volver a un estado de calma natural".

Traemos pureza no por el bien de la pureza, sino por el bien de la armonía interior. En el lugar de trabajo, una persona debe estar tranquila y cómoda. ¿Qué se necesita para esto?

• Limpie el espacio de información.

El personal de la oficina generalmente trabaja con información. Cuanto mayor y más diverso sea el flujo de información, más difícil será para una persona completar la tarea que se le asignó. Por lo tanto, dejar todos los documentos de trabajo a la vista o colgar el monitor con muchas pegatinas con recordatorios es una táctica fallida. Lo mismo se aplica a las notificaciones emergentes de mensajería instantánea o correo electrónico.

• La ausencia de cosas que interfieran con el enfoque o restrinjan el movimiento.

En primer lugar, para trabajar necesitas un campo de trabajo libre. Si, para firmar un documento en formato A4, tiene que apretar en un bulto y empujar los objetos que interfieren con el codo, entonces su lugar de trabajo requiere una reorganización.

En segundo lugar, el personal no debe interferir con el trabajador. Los marcos con fotos familiares y recuerdos traídos de vacaciones no le permiten concentrarse por completo; esto es un hecho. Incluso si no nos damos cuenta de esto, el cerebro aún captura imágenes y gasta recursos en su procesamiento, porque la familia y el ocio son conceptos de la categoría "Importante".

Por donde empezar

Si simplemente reorganiza los objetos en su escritorio, tratando de agruparlos de manera efectiva, definitivamente perderá esa hora notoria. Necesitas actuar de manera diferente.

La tarea es liberar y limpiar completamente el lugar de trabajo. Tus metas:

• pureza de artículos;
• limpieza visual;
• pureza del campo de información.

Esto significa que primero debe eliminar todo de la mesa y de la mesita de noche. Ponga las cosas en una caja grande, en una silla, en la mesa de al lado.

Ahora tome un paño húmedo o toallitas especiales y limpie cuidadosamente el monitor, el teclado, el mouse, la encimera, la mesita de noche (por dentro y por fuera).

No se olvide de poner el cesto de basura al lado; todo lo innecesario ciertamente volará dentro de él en la etapa preparatoria.

Poniendo todo lo que necesitas en lugares

En primer lugar, devolvemos el monitor, el teclado y el mouse a la mesa. Colóquelos de modo que la pantalla se encuentre a una distancia de 45-50 cm de los ojos, y los dispositivos de entrada no deben hacer que gire.

Ahora es el momento de detenerse y pensar. ¿Qué más necesitas para trabajar?

• Papelería Si tiene 10 bolígrafos, deje uno. ¿Unos lápices y un sacapuntas? Afila un lápiz y coloca el sacapuntas en el cajón de la mesita de noche. Borrador? Si lo necesitas, entonces su lugar está al lado del lápiz. En una palabra, deje en la mesa todos los artículos de papelería que usa todos los días, pero en una copia. Puede ser tijeras, líquido corrector, marcadores de color, clips de papel.Póngalos en un vaso u organizador, y el resto en un estuche o caja. Nos ocuparemos de los artículos en exceso más tarde.
• Herramientas Los dispositivos que ocupan mucho espacio no deben almacenarse en una mesa. Lo más probable es que no use un punzón y sellos cada hora; se pueden mantener en una mesita de noche. Pero la grapadora pequeña no duele, la dejamos en el organizador de escritorio. El lugar para la calculadora se determina teniendo en cuenta la naturaleza del trabajo: si se usa constantemente, vale la pena mantenerlo en el escritorio.
• Teléfono Por supuesto, los medios de comunicación deben estar cerca. Si el teléfono está parado, configúrelo de manera que al levantar el auricular, el cable no toque otros objetos.
• Diario, planeador. Una revista con un plan de trabajo generalmente se coloca en la esquina izquierda de la mesa; allí no interferirá, pero siempre estará a la mano.
• La lampara Si necesita una lámpara de mesa, organícela según sus características (para personas diestras, a la izquierda, para personas zurdas, a la derecha). ¡No te aferres a él con objetos en exceso!

Después de eso, queda por lidiar con el almacenamiento de materiales de trabajo, y poner las cosas en orden sobre la mesa puede considerarse completado.

Mesas de noche de reorganización

En una mesita de noche de oficina generalmente hay tres cajones. Cada uno de ellos debe usarse para almacenar una determinada categoría de artículos.

El cajón superior es el que usamos más de una vez por semana. Puede ser:

• impresión
• perforadora
• tijeras
• sacapuntas
• pegatinas
• servilletas para equipos de oficina,
• clips de papel

Caja central: materiales de repuesto y lo que rara vez se usa:

• nueva oficina "en reserva": cuadernos, pegatinas, papel, etc.
• bolígrafos, lápices y marcadores de repuesto que quitó de la mesa.

Al manejar el segundo cajón, tendrá que lidiar con los artículos que no encontraron espacio en la mesa en el paso anterior:

1. Todos los rotuladores y marcadores secos, “pedazos” de lápices, papeles garabateados y borradores sucios se tiran sin piedad, definitivamente ya no serán útiles.
2. Coloque la oficina utilizable en una caja de lápices o en una caja pequeña (¡esto es importante!) Y envíela a la caja del medio.

El cajón inferior es privado:

• pañuelos de papel;
• toallitas húmedas;
• té, café, azúcar;
• una taza
• medicinas;
• Cosmética

Una tormenta de indignación puede estallar sobre la taza: pocas personas están listas para soportar su ausencia en la mesa. Bueno, si no te molesta, déjalo a mano, pero no olvides mantenerlo limpio.

Papel de análisis

Limpiar los papeles es un tema resbaladizo, porque es difícil dar consejos generales aquí. Todo depende de cómo esté organizado su trabajo.

Lo más importante que debe recordar al analizar documentos: su objetivo es agilizar los flujos de trabajo.

Tres consejos principales que se adaptarán a casi todos:

• Compre un organizador que se ajuste a sus necesidades. Los documentos en cualquier caso deben dividirse en grupos. Por ejemplo, requiere atención inmediata, no urgente, informes, archivo y aquellos que deben enviarse a algún lugar.
• Almacene documentos verticalmente, no en pilas. Es mejor usar carpetas multicolores y colocarlas en un organizador con secciones verticales para que las "raíces" sean visibles.
• Organizar una "zona de amortiguamiento". Al organizar cualquier cosa, es difícil prescindir de la carpeta Varios. Consiga una caja, canasta o caja donde caigan todos los papeles u objetos que no haya descubierto. Y haga una regla: desarme esta caja una vez al día o una vez a la semana.

Computadora nueva

No olvide que tiene otro escritorio, en la pantalla del monitor.

• Cree varias carpetas y distribuya documentos electrónicos de la misma manera que el papel. No te olvides de hacer una carpeta "buffer".
• Elimine los accesos directos de los programas que no usa desde el escritorio.
• Si se usa una foto personal como fondo de pantalla, ya sabe que es una mala idea. Elija algo neutral, sin colores brillantes, contraste fuerte y una mezcla de formas.
• Cierre pestañas innecesarias en el navegador.

No vayas muy lejos

Habiendo sumergido en el proceso de poner las cosas en orden, no olvide que el enfoque fanático en este asunto nunca se ha justificado.Las empresas en las que la gerencia monitorea estrictamente la limpieza "estéril" de los trabajos y la ausencia de artículos personales en las mesas de los empleados no muestran resultados impresionantes. Por el contrario, con la introducción de tales pedidos, la productividad de los trabajadores de oficina cae aproximadamente un 15%.

Los psicólogos recomiendan encontrar un lugar en el espacio de trabajo para los objetos que actuarán de manera pacífica. Puede ser una planta en una maceta pequeña, un plato de mesa con una inscripción motivadora, alguna figura que no esté sobresaturada con detalles o una almohada suave en una silla de oficina. Lo principal es elegir una cosa que no atraiga su atención.

Para que el desastre no regrese

El secreto principal para enfrentar el caos en el lugar de trabajo es tirar el exceso y no crecer con lo nuevo. A veces subestimamos el enorme porcentaje de recursos emocionales que se adjuntan a cosas inútiles.

Se realizó un estudio interesante en una universidad de los Estados Unidos. En un grupo de personas, a todos se les entregó una taza y se les pidió un momento para sostenerla en sus manos. Luego anunciaron que las copas se convertirían en gran parte de la subasta, en la que participarán los sujetos. El experimento mostró: cuanto más tiempo una persona sostenía una taza en sus manos, mayor era la cantidad que estaba dispuesta a pagar por ella. Y esto a pesar del hecho de que antes de eso no necesitaba una taza.

Mantener el orden debe ser un proceso consciente. Analiza lo que ves frente a ti y quita las cosas que crean caos. Al salir de la oficina al final del día, eche un vistazo alrededor de la mesa y pregúntese: ¿cuál de estos me impedirá concentrarme mañana?