Πόσο βολικό είναι να κρατάτε τα έγγραφα στο σπίτι;

Υπάρχουν πολλές καταστάσεις στις οποίες χρησιμοποιούμε ασφαλιστήρια συμβόλαια, πιστοποιητικά, πιστοποιητικά. Επομένως, για να υπάρχουν τα απαραίτητα χαρτιά, οι άνθρωποι αναγκάζονται να κρατούν τα έγγραφα στο σπίτι. Αλλά πώς να το κάνουμε σωστά, ώστε να μην χαθεί τίποτα;

Ποια έγγραφα πρέπει να αποθηκευτούν;

Οποιοσδήποτε σύγχρονος άνθρωπος έχει πολλά κομμάτια χαρτιού για όλες τις περιπτώσεις. Αλλά δεν αξίζει να κρατηθεί κάθε ένας από αυτούς.

Παραθέτουμε τα έγγραφα που πρέπει να έχετε στο σπίτι:

• Ο κατάλογος ανοίγει με διαβατήρια και άλλα οικογενειακά έγγραφα. Για παράδειγμα, διαθήκες, μαρτυρίες.
• Έρευνες, πληρεξούσια, αποδείξεις και άλλα σχετικά με ακίνητα και μεταφορές.
• Διπλώματα, διπλώματα, πιστοποιητικά, πιστοποιητικά που βεβαιώνουν τη διαθεσιμότητα της εκπαίδευσης.
• Βιβλίο σχετικό με επαγγελματικές δραστηριότητες: βιβλία εργασίας, συμβάσεις, συμβάσεις.
• Αποτελέσματα έρευνας, ιατρικές πολιτικές και κάρτες.
• Κάρτες εγγύησης, επιταγές για οικιακές συσκευές και έπιπλα.
• Χαρτί σχετικό με το φόρο.

Ξεχωριστά, μπορείτε να επιλέξετε ηλεκτρονικά έγγραφα ή απλώς δεδομένα σε ψηφιακή μορφή. Κατά κανόνα, αντιστοιχούν σε ένα από τα παραπάνω στοιχεία και υπόκεινται επίσης σε αποθήκευση.

Πόσο καιρό πρέπει να αποθηκευτεί το χαρτί;

Τα έγγραφα μπορούν να διαιρεθούν ανάλογα με το χρόνο αποθήκευσης. Εξαρτάται από τη διάρκεια κάθε συγκεκριμένης κρούστας.

• Μόνιμη. Τέτοια χαρτιά θα πρέπει πάντα να είναι κοντά. Πρόκειται για πιστοποιητικά γάμου, γέννησης, διπλώματα που πιστοποιούν την εκπαίδευση, ιατρικά δεδομένα, συμβολαιογραφικές πληροφορίες, διαθήκες, πιστοποιητικά συνταξιοδότησης.
• Μακροπρόθεσμα. Έγγραφα για ακίνητα, αυτοκίνητα και ακριβά πράγματα. Περιλαμβάνουν επίσης επαγγελματικά έγγραφα. Εδώ μπορείτε επίσης να ορίσετε ελέγχους, αποδείξεις. Αυτό είναι κάτι που είναι αποθηκευμένο για μεγάλο χρονικό διάστημα και παραμένει σχετικό για μια ορισμένη χρονική περίοδο.
• Βραχυπρόθεσμα. Οι έρευνες για τις υπηρεσίες των ιατρών, των δικηγόρων και των εκπαιδευτικών συνιστώνται να φυλάσσονται για τρία χρόνια. Οι συμβάσεις χρησιμότητας και τα αποσπάσματα καλύπτουν την ίδια περίοδο.
• Άχρηστο. Μπορείτε να πετάξετε αμέσως περιττή εκπαίδευση, ενημερωτικό υλικό, οδηγίες για καλά μελετημένα πράγματα, μισθοδοσίες και πολλά άλλα.

Ξεχωριστά, μπορούν να σημειωθούν προαιρετικά έγγραφα, τα οποία όμως έχουν μεγάλη σημασία για τον ιδιοκτήτη τους. Αυτά περιλαμβάνουν προσωπικά ημερολόγια, σημειώσεις, φωτογραφίες και άλλα αναμνηστικά. Συνήθως, αυτά τα πράγματα αποθηκεύονται επίσης για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Ως εκ τούτου, είναι επιθυμητό να πετάξετε οτιδήποτε δεν χρησιμοποιείται αυτή τη στιγμή και δεν μπορεί να είναι χρήσιμο στο μέλλον. Για να διατηρήσετε την τάξη, πρέπει να καθαρίζετε τακτικά τους "κάδους" και να απαλλαγείτε από συσσωρευμένα συντρίμμια, ενώ παράλληλα αναλύετε πραγματικά σημαντικά έγγραφα.

Συμβουλές αποθήκευσης

Κατά κανόνα, στα περισσότερα σπίτια, το χαρτί αποθηκεύεται ως πρότυπο.

1. Πρώτον, τα έγγραφα ταξινομούνται ανά κατεύθυνση: σπίτι, εργαζόμενοι, ιατροί και άλλοι.
2. Στη συνέχεια τοποθετούνται σε υπογεγραμμένους φακέλους, που σίγουρα δεν θα σας αφήσουν να μπερδευτείτε στα χαρτιά.
3. Τα σύνολα που προκύπτουν τοποθετούνται σε ξεχωριστό κουτί ή σακούλα. Παρεμπιπτόντως, για λόγους ευκολίας, τα διαμερίσματα συχνά γίνονται μέσα στο "δοχείο" που δεν επιτρέπουν στους φακέλους να αναμειγνύονται. Ταυτόχρονα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η θέση αποθήκευσης είναι απρόσιτη για τα παιδιά και τα ζώα, αλλά βρίσκεται εύκολα στη χρήση.

Είναι καλή ιδέα να αποθηκεύετε τα προσωπικά έγγραφα που χρησιμοποιούνται συχνά ξεχωριστά. Το διαβατήριο, η ιατρική κάρτα, το TIN και το πιστοποιητικό σύνταξης θα διευθετούνται άνετα σε πλαστικές σακούλες, οι οποίες είναι κλειδωμένες στον ολισθητήρα.Τέτοιες συσκευασίες είναι αεροστεγείς και θα διατηρούν τα περιεχόμενα σε άριστη σειρά, εμποδίζοντας, για παράδειγμα, την υγρασία. Ταυτόχρονα, τα έγγραφα που σχετίζονται με την υγεία πρέπει να αποθηκεύονται όσο το δυνατόν πιο προσιτά - έτσι ώστε να μην χάνεται ο χρόνος εάν είναι επειγόντως αναγκαία.

Είναι σωστό να έχετε πάντα φωτοτυπίες σημαντικών εγγράφων στο σπίτι. Υπάρχουν όλα τα είδη των περιπτώσεων, και ένα τέτοιο αποθεματικό μπορεί να βοηθήσει σε μια απρόβλεπτη κατάσταση.

Ιδιαίτερα σημαντικά έγγραφα μπορούν να τοποθετηθούν σε ένα ασφαλές. Η σύγχρονη αγορά προσφέρει μια μεγάλη ποικιλία αποθηκών, έτσι ώστε οποιοσδήποτε αγοραστής να μπορεί να επιλέξει κάτι κατάλληλο για τον εαυτό του. Μόνο είναι καλύτερα να κρατάτε τα έγγραφα σε ένα ασφαλές όχι σε πλαστικούς φακέλους - σε περίπτωση πυρκαγιάς, το υλικό που τα συνθέτει λιώνει γρηγορότερα από το χαρτί.

Μη-ασήμαντοι τρόποι αποθήκευσης εγγράφων

Η περιγραφόμενη περιγράφεται βαρετή; Δεν πειράζει! Υπάρχουν περισσότεροι ενδιαφέροντες και βολικοί τρόποι αποθήκευσης χαρτιών.

• • Οργανωτικό συμβούλιο. Υπάρχουν πολλές επιλογές για μια τέτοια συσκευή. Στην απλούστερη μορφή του, είναι ένας πίνακας στον οποίο έχει τοποθετηθεί χαρτί με κουμπιά. Σε πιο σύνθετες εκδόσεις, το χαρτόνι μπορεί να έχει μικρά συρτάρια και κρεμαστά βάσεις.

• • Μίνι συρταριέρα. Είναι ακριβώς το ίδιο με ένα συνηθισμένο συρταριέρα, αλλά πολύ μικρότερο. Είναι πολύ βολικό για την αποθήκευση εγγράφων σε αυτό. Με ταξινόμηση σε διαφορετικά διαμερίσματα, δεν θα χαθούν ποτέ! Τα συρτάρια σε ένα συρταριέρα μπορούν να έχουν διαφορετικά μεγέθη: μικρά - για μικρά κομμάτια χαρτιού, μεγάλα - για σχέδια.

• • Κρεμαστό κουτί. Απλά ένα μικρό κιβώτιο ή καλάθι που είναι στερεωμένο στον τοίχο με τον τρόπο ενός γραμματοκιβωτίου. Σε ένα τέτοιο πράγμα, που βρίσκεται στο διάδρομο, είναι βολικό να αποθηκεύσετε τα γράμματα και τις αποδείξεις έφερε.

• • Φάκελος τσέπης. Είναι παρόμοιο με την προηγούμενη έκδοση, αλλά δεν είναι ένα κουτί, αλλά ένας φάκελος. Μπορείτε να το προσαρτήσετε στο τραπέζι, ψυγείο, ντουλάπι. Σας επιτρέπει να αποθηκεύετε προσωρινά τα απαραίτητα έγγραφα χωρίς να καταλαμβάνετε πολύτιμο χώρο.

• • Απορρυπαντικό καλάθι. Όχι, όχι ένα δοχείο απορριμμάτων - ειδικά, για αποθήκευση. Τοποθετείται σε τραπέζι ή σε ντουλάπι, μπορεί να έχει αρκετά διαμερίσματα. Ένας απλός, φθηνός, αλλά αποτελεσματικός τρόπος αποθήκευσης εγγράφων.

• • Τα συνηθισμένα χαρτιά μπορούν να φυλάσσονται σε φάκελο χαρτοφυλακίου. Έχει λαβή μεταφοράς. Σχεδιασμένο έτσι ώστε τα έγγραφα να μην είναι τσαλακωμένα σε αυτό. Συνήθως σχεδιάζεται για χαρτί A4. Εάν είναι απαραίτητο, για να μην χάσετε χρόνο ψάχνοντας για τις σωστές κρούστες, μπορείτε απλά να αρπάξετε το φάκελο χαρτοφυλακίου και να τρέξετε περίπου.

Χρησιμοποιούμε ψηφιακή τεχνολογία

Οι οδηγίες για φάρμακα, συσκευές και εξοπλισμό γραφείου καταλαμβάνουν πολύ χώρο. Είναι πολύ πιο εύκολο να τα αποθηκεύσετε ηλεκτρονικά. Για να γίνει αυτό, πρέπει να βρείτε τις ίδιες πληροφορίες στο Διαδίκτυο και να τις συγκρίνετε με τις διαθέσιμες πληροφορίες σε μια πηγή υλικού, για να βεβαιωθείτε για την ταυτότητα. Μπορείτε απλώς να φωτογραφίσετε τις οδηγίες και να τις αποθηκεύσετε σε ένα φάκελο στον υπολογιστή σας. Επιλέξτε μόνο το τελευταίο ώστε να μην το διαγράψετε κατά λάθος. Ένα άλλο αντίγραφο των αρχείων που προκύπτουν είναι καλύτερα να γράφετε σε εξωτερικά μέσα, όπως μια κάρτα μνήμης, ή να στέλνετε στο χώρο αποθήκευσης του cloud.

Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να σαρώσετε τα υπόλοιπα έγγραφα. Αλλά τότε θα πρέπει να προσέξετε την ασφάλεια του ηλεκτρονικού συστήματος από πιθανή επίθεση χάκερ. Κανείς δεν θα ήθελε τη διαρροή προσωπικών δεδομένων στο Διαδίκτυο.

Παρεμπιπτόντως, η χρήση ενός υπολογιστή ή ενός κινητού τηλεφώνου είναι βολική για την παρακολούθηση της περιόδου ισχύος των τίτλων. Αρκεί να εισαγάγετε απλώς τις απαραίτητες ημερομηνίες στο "ημερολόγιο" έτσι ώστε η ηλεκτρονική συσκευή να ενημερώνει το τέλος της περιόδου ενδιαφέροντος μιας συγκεκριμένης κρούστας. Στη συνέχεια παραμένει μόνο για να απαλλαγούμε από περιττό χαρτί.

Ίσως ο βασικός κανόνας για την αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι ακούγεται απλός: η πληρότητα και η κανονικότητα της εργασίας με τα χαρτιά των νοικοκυριών είναι μια εγγύηση ότι το σωστό έγγραφο δεν θα χαθεί στην πιο σημαντική στιγμή.

Δεν αξίζει να αποθηκευτούν όλα τα έγγραφα. Αλλά υπάρχουν πολλά έγγραφα που ο καθένας μας πρέπει να έχει μαζί μας. Πρέπει να διατηρούνται σε ασφαλή και απομονωμένα, αλλά αρκετά εύκολα προσβάσιμα μέρη. Μπορείτε να κάνετε ηλεκτρονικά και συνηθισμένα αντίγραφα των εγγράφων - πιθανότατα θα είναι χρήσιμα. Σε κάθε περίπτωση, η ακριβής αποθήκευση και η προσεκτική ταξινόμηση των χαρτιών θα τους βοηθήσει να τα διατηρήσουν άθικτα.